Estamos vivendo em um mundo onde a globalização está em constantemente aumento e as expectativas dos clientes estão mudando. Por esse motivo, o cenário da saúde está em sucessiva transformação e a necessidade de conciliar o orçamento com a aquisição de insumos hospitalares é cada vez maior.
Otimizar a gestão de compras, é vital para o gerenciamento adequado e eficaz das instituições que pretendem reduzir os custos e melhorar a qualidade. Uma cadeia de suprimentos eficiente tem a capacidade de melhorar a prestação dos serviços de saúde, porém realizar a gestão dos suprimentos pode se tornar uma tarefa complexa.
Afinal, é por meio desse setor, que é possível entender quais são as prioridades da instituição e as ações que serão aplicadas em busca da redução de custos. Neste artigo, vamos explorar seis maneiras para melhorar a otimização da gestão de compras. Boa leitura!
1. Planejamento adequado
A gestão de compras começa com a definição de necessidades e, em seguida, passa para um plano estratégico que permite a capacidade de otimizar os profissionais, os processos e serviços prestados dentro da instituição para entregar o melhor para os pacientes.
Os insumos médicos e produtos farmacêuticos são um conjunto de componentes críticos do planejamento dos serviços prestados nas instituições de saúde, em razão disso, a falta destes suprimentos pode causar atrasos ou cancelamentos do atendimento prestado, resultando na perda de receita para a organização e potencialmente danos ao paciente.
Ter uma visibilidade precisa e oportuna da demanda e das alocações dos produtos faz parte do processo de gerenciamento dos suprimentos, o que possibilita uma otimização da demanda e a tomada de ações preventivas quando necessárias.
2. Conheça bem os fornecedores
Conhecer seus fornecedores é um dos primeiros passos para gerenciar o setor de compras com mais eficiência. Eles são fundamentais para que toda a estrutura logística funcione corretamente, sem atrasos e prejuízos financeiros. Além disso, essas parcerias representam uma fatia significativa dos gastos da empresa.
Por isso, tenha controle das informações, como condições de pagamento, descontos, qualidade dos produtos ou serviços e assim por diante. Todos esses dados são relevantes para que a sua negociação seja mais benéfica e econômica. Estude a margem de lucro, os possíveis reajustes e os meios de conseguir bons preços.
3. Estabeleça um relacionamento saudável com seus fornecedores
Cada organização de saúde bem-sucedida sabe o valor de cultivar uma grande aliança com seus fornecedores. O que isso significa? Você deve trabalhar de perto e em harmonia com eles desde o momento em que assinar um contrato.
O gerenciamento de alianças pode ser a mais adequada prática para otimizar a gestão de compras dos suprimentos de saúde; é aqui que há sempre um representante dos fornecedores pronto a atender as particularidades de cada instituição. Isso constrói um relacionamento saudável.
Uma manutenção eficaz desta parceria, pode criar facilmente uma plataforma de resolução de problemas, na qual é capaz de garantir que todos os objetivos de gerenciamento de suprimentos da instituição sejam alcançados. Além disso, essa aliança desenvolve metas de melhoria contínua, que ajudam a agregar valor para a organização e o fornecedor.
Tendo uma aliança sólida com seu fornecedor, você pode se concentrar mais em sustentar seu valor e buscar continuamente maneiras de melhorar quando necessário.
4. Integre a gestão de compras com a gestão de estoque
Para otimizar a gestão de compras e se ter um controle de todos os itens que a empresa tem disponível, faça a integração entre a aquisição e o estoque. Fazendo isso, os colaboradores conseguem visualizar a demanda, otimizando o número de pedidos.
Muitos desperdícios ocorrem, por exemplo, quando é feita uma solicitação ao fornecedor sem necessidade. Em alguns casos, não há um acompanhamento do estoque e, por causa disso, o financeiro da empresa é afetado.
Com a integração, todas as informações ficam em um só lugar e alguns aspectos, como prazos, podem ser controlados com rapidez e praticidade.
5. Recrutar e desenvolver profissionais
Na área da saúde, os profissionais não são treinados com habilidades para otimizar a gestão de compras de suprimentos adequada, uma vez que o principal foco da instituição é no atendimento ao paciente e não nas melhores práticas de negócios. Para isto, a liderança precisa comprometer recursos para trazer pessoas qualificadas e talentosas como parte da função da cadeia de suprimentos.
O desenvolvimento dos profissionais por meio de treinamentos colabora para que eles entendam os processos aplicados na organização e também auxilia na promoção de um compromisso com a inovação, a excelência e o crescimento como prioridades. Ter a equipe errada na cadeia de suprimentos, pode afetar a eficácia na prestação dos serviços fornecidos aos pacientes.
6. Deixe a tecnologia fazer o trabalho
Para otimizar a gestão de compras de suprimentos com sucesso, sem dúvida, o uso de tecnologias e análises eficazes, garantem que as operações funcionem sem contratempos. Automatizar os processos certifica a eliminação de possíveis dificuldades na aquisição dos insumos.
A tecnologia pode proporcionar o rastreio dos processos do dia a dia e tornar os dados mais visíveis, transformando, assim, o processo de compra em um ativo comercial estratégico.
O uso de tecnologia e automação eficazes, impedem o desperdício dos recursos e garantem escolhas mais transparentes e baseadas em dados. Entretanto, antes de investir, deve-se realizar uma revisão dos processos praticados na intuição para então poder optar pela técnica mais adequada.
O uso de algumas ferramentas pode ajudar na hora de otimizar os custos e gerenciar o setor de compras. No mercado, já estão disponíveis softwares e outros recursos tecnológicos para integrar dados e garantir um controle mais eficaz de todos os pedidos, orçamentos e outros documentos importantes.
Além disso, invista em automatização para fazer as compras, acessar informações com mais rapidez, fazer cotações e diversos outros serviços. Com essa tecnologia, os colaboradores solucionam problemas e dão continuidade aos processos rapidamente.
Colocar em prática algumas ações que otimizam os processos do setor é importante para melhorar os seus resultados. Os benefícios são vários, como redução de gastos, diminuição de desperdícios e o maior controle do estoque. Com as dicas que vimos até aqui, será possível aumentar o potencial do setor e minimizar os gastos de compras.
Passamos por alguns passos importantes para otimizar a gestão de compras de suprimentos de saúde, mas, caso deseje aprender mais, leia nossas dicas para escolher fornecedores de produtos médicos hospitalares!
