Pacientes que faltam ou chegam atrasados podem ser um problema nos consultórios e clínicas. Isso desorganiza a agenda, prejudicando o faturamento e a experiência dos demais usuários. Assim, é fundamental criar estratégias que ajudem a reduzir o absenteísmo em consultas médicas.
Grande parte das ausências e dos atrasos é motivada por questões simples, como o esquecimento ou a falta de tempo, sobretudo para horários marcados com muita antecedência. Sem contar outros imprevistos que podem acontecer em cima da hora e impedem que as pessoas liguem para desmarcar a consulta.
Independentemente do motivo, a clínica pode se antecipar, adotando medidas que reduzam as faltas e atrasos. Para ajudar você, neste post damos 7 dicas de como reduzir o absenteísmo nas consultas médicas. Acompanhe!
1. Facilite o agendamento
A primeira medida é buscar ao máximo facilitar o agendamento e o cancelamento das consultas. Para tanto, pode ser usado um software ou uma agenda eletrônica, nos quais a marcação é feita de maneira automatizada e pelo próprio paciente.
Nesses sistemas, os horários são organizados de acordo com o tipo de consulta (primeira ou retorno) ou procedimento, reservando um espaço na agenda de cada médico. Eles podem ser acessados pelo paciente de qualquer lugar, 24 horas todos os dias.
Dessa forma, um paciente pode agendar e cancelar uma consulta quando quiser, sem precisar entrar em contato com a clínica. Os horários são ocupados ou ficam disponíveis automaticamente. Ou seja, ainda que o local esteja fechado, como no caso de um domingo, a pessoa pode cancelar uma consulta ou remarcar em outro horário.
2. Confirme a consulta com antecedência
Outra dica é confirmar a consulta alguns dias antes, por telefone, e-mail ou WhatsApp. O contato pode ser feito por uma secretária ou, ainda, por meio dos softwares e aplicativos de agendamento eletrônico, que enviam mensagens aos pacientes.
Essa tática simples é fundamental para diminuir o absenteísmo em consultas médicas, uma vez que evita o não comparecimento por esquecimento ou por outro compromisso do paciente. É bom lembrar que muitas vezes as consultas são marcadas com muita antecedência. Então, é normal as pessoas esquecerem ou surgirem outros imprevistos.
3. Envie lembretes aos pacientes
Do mesmo modo, no dia da consulta ou no anterior, pode ser enviado apenas um lembrete, via SMS, WhatsApp, e-mail ou outro canal. As agendas eletrônicas também podem fazer essa função.
Assim, os pacientes podem confirmar ou fazer o cancelamento da consulta a tempo do horário ficar disponível para outros interessados. A agenda da clínica fica sempre organizada e com mais atendimentos a serem feitos.
4. Seja pontual nas consultas
No entanto, de nada adianta pedir para que os pacientes sejam pontuais sem dar o exemplo. Por mais que os médicos ainda tenham outros compromissos, é fundamental manter uma rotina bem-organizada e se atentar aos horários das consultas.
Para ajudar, uma agenda eletrônica pode ser bem útil, pois ela também envia lembretes para os médicos antes de cada compromisso. Além disso, é bom se atentar para possíveis demoras com o deslocamento, principalmente quem atende em diversas instituições.
5. Evite a recepção cheia
Se a sua clínica já é reconhecida pelos atrasos e pelo longo tempo de espera, é provável que os seus pacientes não se preocupem em chegar no horário. Essa má reputação pode prejudicar toda a rotina do consultório, uma vez que basta um paciente atrasado para prejudicar o andamento de todos os atendimentos.
Portanto, é essencial zelar pela reputação da clínica, procurando sempre respeitar os horários e administrar para que a sala de espera não fique cheia, pois isso pode passar uma impressão de falta de compromisso. É preciso haver uma reciprocidade na pontualidade e no respeito entre os pacientes e a clínica.
6. Mantenha uma lista de espera
Mesmo com uma agenda bem-organizada e enviando lembretes aos pacientes, ainda assim podem surgir imprevistos. Quando não há o que fazer, a clínica pode buscar soluções para manter a agenda sempre cheia, como fazer uma lista de espera.
Com isso, pacientes interessados nas consultas, mas que não conseguiram um horário dentro das datas desejadas, podem aguardar por uma vaga. Dessa forma, caso surja uma oportunidade, como no caso de um cancelamento ou reagendamento na hora da confirmação, outro paciente pode reservar a consulta.
Essa lista pode ser mantida por uma secretária ou em um sistema de gestão. Para funcionar, é preciso registrar todos os interesses de quem espera, incluindo a especialidade, dias da semana e horários de preferência. Depois, basta fazer o contato quando a vaga surgir.
7. Conte com a tecnologia
Lendo este artigo, você já deve ter percebido a importância da tecnologia para evitar e reduzir o absenteísmo em consultas médicas. Realmente, contar com algumas ferramentas faz toda a diferença, uma vez que muitas tarefas podem ser automatizadas e otimizadas.
Um bom exemplo é a confirmação das consultas. Imagine o grande volume de trabalho de uma recepcionista ligar para cada um dos pacientes, confirmando os horários de atendimento ou encontrando uma nova disponibilidade para remarcar. Ou, ainda, o tempo gasto para organizar a agenda, verificar os espaços vagos e entrar em contato com as pessoas na lista de espera, enquanto recebe os pacientes para as consultas.
Tudo isso pode ser otimizado por meio de uma ferramenta para a marcação e o cancelamento das consultas, que também pode enviar lembretes, formulários de confirmação e notificações de disponibilidade de horários. Assim, a sua recepcionista ou secretária podem se concentrar melhor em receber os pacientes na hora do atendimento, melhorando a experiência dos usuários.
A agenda eletrônica pode fazer parte de um sistema completo, que, além de controlar toda a rotina das consultas, contribui para a gestão dos processos, das finanças e do controle de todas as informações da clínica. É uma forma de ganhar mais eficiência, aumentar as receitas e a satisfação dos pacientes, que provavelmente terão uma percepção melhor sobre a instituição.
Essas são apenas algumas maneiras de reduzir o absenteísmo em consultas médicas que sua clínica pode adotar. É importante considerar a rotina do seu negócio na hora de montar uma estratégia que seja mais adequada. De todo modo, é essencial prezar pelo bem-estar e por uma boa experiência dos pacientes, sem comprometer a sua lucratividade.
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